Методичні рекомендації щодо складення архівних описів

СКЛАДЕННЯ АРХІВНИХ ОПИСІВ. Методичні рекомендації. Державна архівна служба України Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства  (СХВАЛЕНО Протокол засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 18.12.2012 № 5) - Київ–2013 (ЗАВАНТАЖИТИ)

   У Методичних рекомендаціях представлено методику складення описів у діловодних та архівних службах підприємств, установ та організацій різних форм власності, а також архівних установах України. Подано рекомендації стосовно систематизації справ в опису, підготовки елементів довідкового апарату опису, удосконалення та перероблення описів.


Зміст

Передмова 5

1. Загальні положення 8

2. Архівний опис: функції та структура 10

3. Підготовка описових статей опису 12

3.1. Описування архівних документів: мета, завдання, принципи і методи 12

3.2. Елементи описової статті опису 14

3.2.1.Порядковий номер справи 15

3.2.2. Індекс справи 15

3.2.3. Заголовок справи 16

3.2.3.1.Загальні вимоги 16

3.2.3.2.Структура заголовка 16

3.2.3.3. Послідовність розміщення елементів заголовка 17

3.2.3.4. Уточнення заголовків справ окремих видів документів 21

3.2.4. Анотація 22

3.2.5. Мова запису інформації документів справи 23

3.2.6. Характеристика особливостей фізичного стану документів 24

3.2.7. Наявність копій документів у справі 24

3.2.8. Крайні дати документів справи 25

3.2.9. Кількість аркушів у справі 28

3.2.10. Строк зберігання справи 28

3.3. Підсумковий запис опису 29

4. Вибір схеми систематизації заголовків справ в опису 30

4.1. Загальні правила систематизації 30

4.2. Розподіл справ в опису відповідно до схеми систематизації 36

5. Довідковий апарат опису 36

5.1. Титульний аркуш 37

5.2. Зміст 39

5.3. Передмова 40

5.4. Список скорочень 46

5.5. Покажчики 47

5.6. Перевідна таблиця шифрів 54

6. Складення описів 55

6.1. Загальні положення 55

6. 2. Складення описів справ у діловодстві установи 56

6.2.1.Загальні вимоги 56

6.2.2. Річний розділ опису справ постійного зберігання структурного підрозділу62

6.2.3. Річний розділ опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу 63

6.2.4 .Річний розділ опису справ з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу 64

6.3. Складення описів справ в архівному підрозділі установи 65

6.3.1.Загальні вимоги 65

6.3.2. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання 65

6.3.3. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання 71

.3.4. Річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) 74

6.3.5. Закінчений опис справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) 78

7. Складення описів справ постійного зберігання в архівній установі 82

8. Складення описів об’єднаного архівного фонду та архівних колекцій 83

8.1. Описи ОАФ 83

8.1.1.Систематизація заголовків справ в описах ОАФ 85

8.1.2. Довідковий апарат до описів ОАФ 87

8.2. Описи архівних колекцій 88

9. Методика удосконалення та перероблення описів 90

9.1. Удосконалення описів 90

9.1.1. Редагування та перескладення заголовків 92

9.1.2. Особливості удосконалення описів справ дорадянського періоду 95

9.2. Перероблення описів 97

10. Складення описів за допомогою комп’ютерної техніки 99

Додатки

1. Форма та зразки оформлення титульних аркушів описів справ постійного зберігання, об’єднаного архівного фонду, архівної колекції 102

2.Зразок оформлення змісту опису 106 2

3.Зразки оформлення передмови до опису 107

4.Зразок оформлення списку скорочень до опису 112

5.Зразок оформлення перевідної таблиці шифрів 113

6.Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи 114

7. Форма та зразок оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, складеного в архівному підрозділі установи 116

8. Форма засвідчувального напису опису (розділу опису) 119

9. Форма річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання 120

10. Форма та зразок оформлення річного розділу зведеного розділу опису справ з кадрових питань (особового складу) 121

11. Примірний перелік справ, що підлягають включенню до зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) 124

2. Форма акта описування архівних документів 127

13. Форма опису справ постійного зберігання, складеного в архівній установі 129

14. Форма акта про створення об’єднаного архівного фонду 131

15. Форма акта перероблення опису архівного фонду 132

Список джерел 134