ПОЛОЖЕННЯ 

про архів відділу освіти Глухівської міської ради Сумської області

1. Згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 №232/5 у відділі освіти Глухівської міської ради створюється архів для  зберігання архівних документів, що нагромадилися за час  діяльності відділу освіти, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Функції щодо ведення архіву покладаються на одного з працівників відділу освіти (далі – особа, відповідальна за архів).
3. У своїй діяльності архів керується Конституцієюі законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим  положенням.

 З питань організації та методики ведення архівної справи  особа, відповідальна за архів, керується наказами Міністерства юстиції України, наказами та вказівками обласного Державного архіву, вказівками архівного відділу міської ради.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує начальник відділу освіти, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків особи, відповідальної за архів, визначається посадовою інструкцією, яка затверджується начальником відділу освіти.
6. Основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів відділу освіти та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом з керівниками структурних підрозділів за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах відділу освіти;

участь у складанні та погодженні номенклатури справ відділу освіти, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою  Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу Глухівської міської ради;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії відділу освіти  проектів описів справ постійного зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до архівного відділу Глухівської міської ради;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників відділу освіти, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів відділу освіти передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам відділу освіти рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів відділу освіти відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво відділу освіти про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в відділі освіти, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами відділу освіти визначається начальником відділу освіти.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, створені структурними підрозділами відділу освіти, та документи з особового складу;

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені відділом освіти або одержані нею на законних підставах;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву відділу освіти;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві відділу освіти окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів відділу освіти до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

11.Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві відділу освіти:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

для документів обласних, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

для документів органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 5 років;

для документів з особового складу - 75 років.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ відділу освіти

Глухівської міської ради

Сумської області

15.01.2014  №33